Ever Automation 導入事例
株式会社Legaseed 福永なつ紀様

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電話業務にかける時間が1/30にまで短縮。対応の質を落とさずに業務効率化に成功。

before

【導入前】

600件のリストに対してスタッフが手動で電話がけ。
工数がかかり他の業務を圧迫。

after

【導入後】

電話業務が30時間から1時間へ。
組織の成長に寄与する業務に時間を使えるように。

ー具体的な事業内容について教えてください。

当社は全国の中小企業に対して、新卒採用のコンサルティングサービスを提供しています。年々変化する学生の価値観や採用活動のトレンド。
これら市場の情報をいち早くとらえ、クライアント企業さまの新卒採用活動に活かします。

 

その他「人材トータルソリューションコンサル業」としての側面もあります。

 

新卒採用支援だけではなく、例えば社員研修をコーディネートしたり、業務効率化に有効なツールを紹介したりなどして、組織全体の課題解決につながるお手伝いもおこなっております。

組織の方全員が「はたらく幸せ」を感じていただけるように動くこと、これが当社の方針です。

ー今回はどのような課題を解決しようとしていましたか?

当社自身も採用活動をおこなっておりますが、説明会には毎回500~600人ほどの応募があります。その方たちに対するリマインド等の電話連絡業務を、もっと短時間で円滑にできないか?ということで、エバーバンク様のシステムを導入することにしました。

 

システム導入以前は、一件一件スタッフが手動で電話をかけていました。そのため、時間と人件費の負担がありました。また、スタッフの手の空き具合により、不在の方に再度ご連絡をする際の回数にバラつきが出ていることも課題でした。

 

まとめますと「電話業務の工数を減らしつつも、コミュニケーションの質を上げる」が当社の課題だったということになります。

 

ー弊社オートコールシステム「EVER AUTOMATION」を選んだ一番の理由は何ですか?

自動音声でも、人が話しているニュアンスに近い「温かみ」が表現できたからです。

 

やはり、採用コンサルティングをソリューションとしている以上、自社の採用活動の質は落としてはなりません。特に応募者への電話対応は、会社のイメージを決める大事な要素となります。

 

ですので、どれだけ柔軟な対応ができるか?を重視してシステム選びをしました。

 

ロボットが電話を自動でかけるオートコールシステムは、抑揚のない固い音声が流れるイメージがあります。しかし「EVER AUTOMATION」は、抑揚の付け方や話すスピードでスクリプトに緩急を付けられ、男女の声も選べます。

 

こちらが想像した以上に質の高い電話対応ができそうだと感じましたので、導入に至りました。

 

ー導入後、電話業務に関する指標にはどんな変化がありましたか?

驚くことに、電話業務に費やす時間が1/30に削減されました。

 

導入前は約600人に3分ずつ、手動で電話をかけていましたから、合計で1800分(30時間)費やしていたことになります。それが「EVER AUTOMATION」導入後は1~2時間に短縮されました。一斉発信の効率の良さを、身を以て体験しました。

 

当初は、ロボットコールがネガティブな印象を与えてしまい、説明会の出席率が下がることも予想していました。しかし蓋を開けてみると、人が電話していたときと変わらない出席率を保つことができました。電話の履歴はデータとして残りますから、出席数の予測も立てやすくなりました。

 

ー電話業務が効率化されたことで、従業員の方にはどんな変化がありましたか?

やはり、長時間電話業務に縛られるストレスからは解放された気がします。システム導入前は他の業務も並行しながらの電話でしたので、タスクの調整には皆苦労していました。

 

使える時間が増えた分、自分自身の業務をさらに丁寧におこなえるようになったり、個人目標に対する進捗状況の振り返りができるようになりました。

 

「緊急ではないものの重要度の高い業務」に、しっかり取り組めるようになった感じがしています。

 

ー特に役に立った機能を教えてください。

先方から折り返し電話がかかってきたときの自動対応機能ですね。


いつ何時に折り返しがあっても対応できますから、例えば深夜にかかってきた電話も取りこぼすことはありません。


先方からしてみても、せっかく折り返したのにこちらが出ないのはストレスになります。ですから、ホスピタリティの面においても「折り返し自動対応機能」は重宝しています。

 

他には、不在時に再コールが自動でできる機能も便利だと思います。連絡漏れをなくすことができますね。

 

ー導入時や運用中の弊社サポートスタッフの対応はいかがでしたか?

導入時は(コロナの影響がなかったため)来社して諸設定をしていただきました。当社の状況をよくヒアリングし、業務に沿ったスクリプトを一緒に作ってくださったのが印象的です。

 

そもそも操作が直感的なシステムですので、使っていて分からないと感じることは少ないです。それでも何か疑問が出てきた際には質問させていただいていますが、すぐにお返事や対応をしてくださるので安心しています。

 

どちらかというと「契約先の会社」という遠い印象ではなく、「気軽に相談できるビジネス仲間」と表現した方がしっくりきます。ほどよい距離感で対応してくださるので、いつも助かっています。

 

ー今後、弊社に期待することやご要望がありましたら教えてください。

「こういうことがしたい」とこちらからリクエストすれば、システムのアップデートで応えてくれるのがエバーバンク様です。
今後も、その柔軟な対応を続けていっていただけるとありがたいです。

 

また当社では、クライアント企業に業務効率化ツールを提案することがあります。
その際に、エバーバンク様と連携して「EVER AUTOMATION」や、その他のシステムのご提案ができればとも考えています。

 

全国の企業の経営課題を解決するために、パートナーシップを築ければ幸いです。

 

導入事例 ご協力企業様

<社名>株式会社Legaseed
<事業内容>人事・組織コンサルティング事業

株式会社Legaseed様
 導入ツール

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